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Spiceworks è gratuito. Con questa affermazione mettiamo subito in chiaro che non è indispensabile investire migliaia di euro per ottenere uno strumento completo, professionale, flessibile e preciso per la gestione della maggior parte degli aspetti IT. Possibile ma non indispensabile.

Spiceworks non è uno strumento open source. E con questa seconda affermazione miniamo un diffuso quanto errato assioma secondo il quale, se un’applicazione è free allora è anche open source.

Detto questo possiamo dedicarci più approfonditamente a Spiceworks, alle sue funzionalità, ai suoi pregi e ai suoi difetti ma non prima di aver visto un video di presentazione direttamente prodotto dagli sviluppatori.

Spiceworks è uno strumento professionale che integra al suo interno un evoluto sistema di Inventory di tutto l’hardware presente all’interno di una rete, uno strumento di Monitoring, un potente tool di Reporting, un efficiente sistema di Troubleshooting, un portale di Help desk e l’interazione con un social networking che vi metterà in contatto con una Community di oltre 500.000 professionisti IT.

Già dall’elenco delle macro caratteristiche si può facilmente intuire quanto Spiceworks si allontani notevolmente dal percorso tracciato dai prodotti simili di taglio maggiormente tradizionale per evolvere in un approccio totalmente Web 2.0 con profonde iterazioni con la community, ed è proprio questa peculiarità che rende interessante il prodotto, che , release dopo release, implementa funzionalità sempre più innovative e aderenti alle reali necessità degli IT manager.

Spiceworks può essere scaricato al seguente indirizzo:

Il download è estremamente contenuto (17 Mb) e l’installazione può essere effettuata solo sui sistemi Windows (XP Pro SP2 e SP3, Vista, Vista SP1, 2003 SP1, SP2, 2003 R2 SP1 e SP2, Windows 2008 SP1). Le richieste in termini di risorse sono abbastanza esigue anche se non dobbiamo scendere al di sotto di 1 Gb di ram e un processore Pentium III a 1 GHz per mantenere un livello accettabile di performance.

Poiché Spiceworks è un applicazione web-based i browser supportati ufficialmente sono Internet Explorer (versioni 6.0 e 7.0) e Firefox (dalla versione 1.5 alla 3.0).

Nelle varie prove abbiamo utilizzato Internet Explorer 7.0 e 8.0 (versione beta), Firefox 3.0 e Chrome 1.0 come client e un server Fujitsu – Siemens RX100S3 (con un processore Pentium IV a 2.0 GHz e 2 Gb di ram con configurazione RAID1 hardware e 160 Gb di spazio disco).

Abbiamo inoltre sperimentato la compatibilità su di macchina virtuale Hyper-V senza riscontrare problema alcuno, sia a livello di performance che di funzionamento.

L’installazione di Spiceworks si conclude in pochi click: unica particolarità degna di nota è la porta TCP sulla quale attivare il servizio, che dovrà essere scelta a seconda del fatto che sia già presente un server web sulla porta 80 o meno.

Una volta terminata l’installazione si procede con la creazione dell’account che vi consentirà di accedere all’applicazione (la mail diventerà lo user name) e, se autorizzato tramite le apposite impostazioni nella sezione Settings, anche alla community di Spiceworks.

Una volta effettuato il primo login dobbiamo configurare la griglia di scansione nei settaggi di Spiceworks per poter popolare il database con tutti i dispositivi connessi alla vostra rete. E’ fondamentale prestare particolare attenzione durante questa fase per creare una griglia ottimizzata ed evitare così sprechi di tempo e risorse.
Creare una griglia è molto semplice, è sufficiente inserire il range di IP che può essere costituito da un singolo indirizzo, da un range della stessa classe o da range di classi differenti; purtroppo non è possibile definire range con notazioni a “bit” (es: /16, /24, ecc..) ma solamente indicando sempre il range specifico (es: 192.168.1.1-254, 192.168.1,2,3.1-254, ecc..).
A un range si deve associare uno o più metodi di autenticazione tra quelli disponibili:

• autenticazione tramite nome utente e password
• autenticazione SNMP
• autenticazione SSH

ovviamente anche in base alla tipologia di dispositivi presenti all’interno del relativo range (se si tratta esclusivamente di apparati SNMP sarà sufficiente inserire solamente l’autenticazione SNMP, così come se si tratta di server o client Windows sarà sufficiente l’autenticazione tramite nome utente e password).

Una volta terminata la definizione della griglia si può procedere con la prima scansione della rete e contemporaneamente definire i parametri per i successivi aggiornamenti.
Al termine avremo popolato il database con tutti gli apparati presenti all’interno dei range indicati in precedenza e l’accuratezza sarà fortemente influenzata dall’associazione range – autenticazione; a questo punto sarà possibile implementare le informazioni presenti all’interno dell’Inventory aggiungendo tutti i campi necessari e completando e/o correggendo quelli presenti.
Sarà inoltre possibile modificare la “catalogazione” degli apparati e associare agli stessi un nuovo sistema di autenticazione nonché caricare dei documenti allegandoli ai singoli sistemi.

Lo strumento di Monitoring ha subito una profonda e radicale revisione nel corso delle varie release fino a includere, dalla 3.5, uno strumento per l’analisi e la creazione di grafici on the fly, di ogni singola porta dei dispositivi di rete (router, switch, firewall, ecc..).
Tramite le funzionalità storiche è altresì possibile creare qualsivoglia tipo di alert in base ai dati raccolti durante la fase di Inventory su tutti i tipi di dispositivi: è possibile creare un alert per venire avvisati tramite mail quando si sta esaurendo lo spazio su disco su di un server, oppure quando il traffico di una porta specifica di uno switch supera un determinato valore o ancora quando un utente installa un software specifico.
Anche in questo caso è fondamentale una corretta impostazione generale degli alert per evitare di venire inondati di mail con poca importanza tra le quali sarà difficile distinguere quelle significative o viceversa tralasciare qualche importante evento critico.

Il tool di Reporting rappresenta un fondamentale tassello per effettuare interrogazioni di qualsiasi tipo al database di Inventory e la semplicità con la quale è possibile crearsi i report personalizzati permette l’utilizzo di questa sezione di Spiceworks a utenti con conoscenze di basso livello informatico. A ulteriore supporto giunge l’intera Community, dalla quale è possibile scaricare e installare con due click del mouse centinai di report confezionati da tutti gli utilizzatori.

Il portale di Help desk rappresenta un complemento necessario e indispensabile alle funzioni di Inventory, Monitoring e Troubleshooting: con la possibilità di integrarsi con una struttura Active Directory esistente e con una gestione dei ticket e delle Timelines evoluta rappresenta sicuramente un primo passo verso la creazione di un sistema di Help desk evoluto e maggiormente user friendly.
E’ giusto però mettere in evidenza come sia possibile “intendere” il sistema di Help desk sia come portale nei confronti degli utenti sia come strumento a disposizione delle risorse IT per monitorare le normali attività collegate alla manutenzione dell’infrastruttura; proprio in quest’ottica gli sviluppatori di Spiceworks hanno creato una sezione apposita denominata IT Services all’interno della quale sarà possibile caricare (questa volta in modo del tutto manuale) tutti i contratti, i servizi e le subscription verso terzi (linee dati, contratti di manutenzione di server e client, mainteneance software, ecc..) e per ognugno, in caso di necessità, sarà possibile aprire un ticket e di conseguenza creare uno storico per singolo servizio dei malfunzionamenti.
Ultima funzionalità da segnalare in merito all’apertura dei ticket è la possibilità di associare una “lista della spesa” per consentire la chiusura del ticket stesso: la lista verrà linkata direttamente alla Community per reperire recensioni e giudizi.

Le Timelines rappresentano un utile strumento di controllo delle attività nell’utilizzo condiviso di Spiceworks tra più operatori. Verranno segnalate tutte le principali modifiche ai dati: dall’apertura di nuovi ticket alla chiusura degli stessi, da qualsiasi variazione relativa all’Inventory agli alert che sono stati recentemente attivati.

Il team di sviluppatori di Spiceworks ha deciso, dalla versione 3.5, di introdurre un ulteriore fattore che non potrà non costituire una pietra miliare nell’evoluzione del prodotto: i Plug-in, che possono spaziare dalle semplici applicazioni esterne integrate con i menù di Spiceworks a vere e proprie estensioni in stile Firefox (traduzioni in varie lingue, grafici, estensioni del sistema di Help desk, ecc..). Insieme agli IT Services e alle Timelines costituiscono un insieme di innovazioni non trascurabili e di indubbia utilità.

In ultimo la vastissima Community di Spiceworks (un vero e proprio social networking) costituita da più di 500.000 professionisti IT che interagiscono con i dati raccolti dall’Inventory tramite recensioni, commenti e white papers ai quali si aggiungono servizi e consigli sulle nuove tecnologie o sui singoli prodotti. Le sezioni How-To e i White Paper permettono, a chi approccia Spiceworks per la prima volta, di superare i primi ostacoli con facilità e di apprendere in maniera semplice e immediata “l’arte della personalizzazione” di Spiceworks.

In aggiunta alla Community è stata da poco presentato la Spiceworks TV (al momento ancora in versione beta), grazie alla quale diventerà ancora più semplice prendere confidenza con le caratteristiche basilari di Spiceworks. I canali a disposizione saranno 6 (Training, Webinars, Spiceworls Sessions, Product Overviews, IT Comedy e Vendor Resources) e la promessa del team è di creare aggiornamenti settimanali. Al di là del canale dedicato allo svago (IT Comedy), pur sempre necessario al professionista IT, la qualità dei contenuti è sufficientemente buona da stimolare la voglia di tornare per vedere le successive pubblicazioni.

Spiceworks è gratuito e non è open source. E quindi come fa a mantere uno staff così corposo di professionisti? La prima fonte di sostentamento è certamente l’advertising, copioso e ben integrato in tutto il sistema, e a seguire gli sponsor (nomi non da poco come HP, Google, Sony, Intel, Rackspace, ecc..), le donazioni degli aderenti alla Community per non dimenticare la versione di Spiceworks chiamata Spiceworks MyWay (anch’essa in beta) “brandizzata” e senza advertising messa a disposizione degli utenti per 20 dollari al mese.

Ma alla fine ne vale la pena?

Spiceworks non solo si dimostra un ottimo prodotto gratuito ma può competere ad armi pari con molti prodotti a pagamento, sia in termini di funzionalità che di completezza. L’Inventory si dimostra (successivamente alla creazione di una griglia ottimizzata) molto preciso nella parte di discovery. La facilità con la quale si gestisce e si personalizza l’Inventory permette di modellare il programma secondo le proprie esigenze e grazie al Monitoring e al Troubleshooting saremo sempre informati su tutto ciò che accade ai nostri apparati.
Lo strumento di Help desk non è certamente in grado di competere con prodotti simili ma si integra perfettamente nella filosofia di Spiceworks e degli IT Services e probabilmente soffre ancora degli inevitabili difetti di gioventù.
La Community offre una garanzia importante a supporto di Spiceworks; è difficile sentirsi “abbandonati” (come spesso accade con altri software) e le continue innovazioni, le proposte e le implementazioni che vengono proposte a successivamente distribuite dal team di sviluppatori di Spiceworks permettono di creare e mantenere un importante clima di collaborazione.
A titolo esemplificativo potete guardare il prototipo della Mappa di Rete Dinamica che dovrebbe essere inserito nella release 4.0 di Spiceworks: veramente eccezionale sotto tutti i punti di vista.

Spiceworks non è però esente da difetti, tra i quali spicca la lentezza di alcune operazioni, soprattutto sui computer più datati: a volte la risposta si fa attendere più del necessario ma la situazione  in fase di netto miglioramento: dalla versione 3.0 alla 3.6 c’è stata una diminuzione esponenziale della lentezza e il team sta lavorando per ottimizzare ulteriormente il codice.

Per rispondere alla domanda iniziale… Si, ne vale la pena. Ha senso introdurre Spiceworks in azienda e farlo diventare lo strumento di riferimento per la gestione di molti aspetti IT, ma non si deve commettere l’errore di pensare che senza un utilizzo continuativo e una quotidiana amministrazione Spiceworks possa risolvere i problemi in totale autonomia.